Archiwizacja dokumentów- na czym polega i jak powinna być przeprowadzana?

Konieczność archiwizacji dokumentów dotyczy wszystkich firm. Na ogół nie jest to możliwe, aby w toku prowadzenia własnej działalności nie powstawały żadne dokumenty, które nie wymagałyby przechowywania. Im większe i starsze jest przedsiębiorstwo, tym tych dokumentów jest coraz więcej. W jaki sposób mądrze nimi gospodarować i jak je przechowywać zgodnie z przepisami?

Czym jest archiwizacja dokumentów?

Aby móc w odpowiedni sposób przechowywać dokumenty- trzeba wiedzieć w jaki sposób to robić. Przede wszystkim, archiwizacja dokumentów w Archiveo jest procesem wieloetapowym, gdzie rozpoczynamy od zebrania wszelkich niezbędnych dokumentów, a kiedy już je mamy- przystępujemy do ich sortowania. Każdy dokument musi zostać odpowiednio zaklasyfikowany, dzięki temu łatwiej będzie go odszukać w razie potrzeby. Ułożenie akt nie jest jednak przypadkowe, gdyż szalenie ważna jest odpowiednia metodyka archiwum, dzięki której bardzo łatwo można zorientować się w tym, co się w archiwum znajduje i jaka jest fizyczna lokalizacja akt. Archiwizacji podlegają wszystkie dokumenty związane z prowadzeniem działalności- niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z przedsiębiorstwem państwowym, firmą prywatną czy inną organizacją. Klasyfikacja dokumentów w archiwum powinna odbywać się poprzez przyporządkowywanie dokumentów do następujących kategorii:

• Grupa A- do tej grupy przydzielone zostają dokumenty, które muszą być przechowywane wieczyście. Przydzielenie ich do tej kategorii oznacza, że nie można ich niszczyć, gdyż posiadają ważną wartość historyczną.
• Grupa B- tutaj umieszczamy wszystkie te dokumenty, które muszą być przechowywane w archiwum przez określony czas, a następnie można je zniszczyć. Podczas dokonywania klasyfikacji katalogujemy dokumenty osobno wydzielając te, które po upływie określonego czasu będzie można samodzielnie zniszczyć w niszczarce biurowej. Dokumenty oprócz przydzielenia do grupy powinny mieć też określone przez jaką ilość czasu powinny być przechowywane. Niektóre dokumenty po upływie tego czasu będzie można zniszczyć, a inne będą wymagały ponownego przejrzenia.

Dzięki profesjonalnej archiwizacji znacznie łatwiej zlokalizować potrzebne dokumenty

Co jeszcze warto wiedzieć na temat profesjonalnej archiwizacji?

Z doświadczenia wiemy, że im lepiej zorganizowane archiwum tym efektywniejsza i bardziej komfortowa praca w firmie. Brak porządku dezorganizuje zarządzanie przedsiębiorstwem, zaginięcie dokumentów o dużej wadze może mieć swoje konsekwencje prawne, ale to nie wszystko. Przede wszystkim może mieć przykre konsekwencje dla samej firmy, kiedy będziemy potrzebowali w trybie pilnym odnieść się do umowy zawartej z naszym klientem, a nie będziemy mieli do niej dostępu. Ma to wpływ na wizerunek firmy, ale może też generować straty finansowe. Nieumiejętne zarządzanie archiwum stwarza więc chaos, który niejednokrotnie może skutkować utrata kontrahentów. 

Odpowiednie miejsce do przechowywania

Niektórzy przedsiębiorcy zastanawiają się, czy archiwum musi mieć swoje konkretne miejsce. I tak i nie. Z jednej strony tak, gdyż jeśli takich dokumentów jest sporo, trzeba je w jakiś sposób segregować i układać w miejscach suchych, bez dostępu wilgoci, gdzie będą mogły spokojnie przetrwać wiele lat. Jeśli jednak firma nie dysponuje odpowiednim miejscem pod archiwum, decydując się na wsparcie przedsiębiorstwa oferującego usługi archiwistyczne, można też skorzystać z usługi przechowywania dokumentów. Jest ona określana jako depozyt dokumentów. Dobrze zorganizowane archiwum wymaga odpowiednich regałów czy szaf kartotekowych do przechowywania. Niezbędne są segregatory, koszulki oraz inne akcesoria, które ułatwiają katalogowanie.

Alternatywnym rozwiązaniem jest też digitalizacja przynajmniej części dokumentów. Usługa ta polega na stworzeniu cyfrowych odpowiednich ważnych dokumentów, do których można mieć dostęp np. za pośrednictwem komputera. Ma to te ogromną zaletę, że łatwiej jest zmieścić wszystkie dokumenty, które wymagają przechowywania i w mniejszym stopniu skupiamy się na tym, jak długo musimy je trzymać w archiwum.

Dokumenty można przechowywać w wersji papierowej oraz elektronicznej

Ważne zadania związane z funkcjonowaniem archiwum

Nasza firma posiada wieloletnie doświadczenie związane z organizacja archiwum, przechowywaniem dokumentów, ich digitalizacją, a także ewentualnym niszczeniem dokumentów w formie papierowej oraz w formie elektronicznych nośników danych. Zwracamy szczególną uwagę na to, aby nasze usługi były kompleksowe, gdyż tego oczekują od nas nasi partnerzy biznesowi. Tym samym w momencie, kiedy przekażesz w nasze ręce wszystkie sprawy związane z organizacją i prowadzeniem archiwum- tak naprawdę o nic więcej nie musisz się już martwić. Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z naszą stroną internetową.

Porządek zawsze zajmuje mniej miejsca od chaosu- także w kwestii organizacji dokumentów

Archiveo
ul. Okrzei 31-33
68-200 Żary

tel.: +48 730 251 081

Kontakt